I denna rapport undersöks Trafikverkets styrning och förändringsarbete för att beakta livscykelkostnader (LCC). Trafikverkets förändringsarbete svarar mot en internrevision och en så kallad generaldirektörrisk (GD-risk), vilka pekar på betydande brister i styrningen och tillämpningen av LCC-hänsyn. Rapporten är framtagen inom Trafikanalys regeringsuppdrag om att följa och granska Trafikverkets arbete med kostnadskontroll, i vilket Trafikanalys betonar livscykelperspektivet. Detta perspektiv kan förväntas genomsyra en organisation som förvaltar och utvecklar infrastruktur, men förutsättningar och incitament kan begränsas av snäva organisatoriska eller individuella ansvarsområden. Dessutom kan flera mål konkurrera om organisationens och individernas tid, resurser och uppmärksamhet. 

Rapporten redovisar en dokumentanalys av den befintliga LCC-styrningen och en intervjustudie om förändringsarbetets innehåll, organisering och styrning. Agentteori används för att belysa målkonflikter och incitamentsproblem som kan hämma arbetets genomförande och effekt. Rapporten visar att Trafikverket bedriver ett brett och ambitiöst förändringsarbete som i stor utsträckning beaktar centrala styrningsrisker, både under den pågående förberedande fasen och inför den framtida tillämpningen. Ett återkommande tema i intervjuerna är att förbättrade styrdokument i sig inte räcker för att höja prioriteringen av LCC i praktiken. Respondenterna betonar behovet av omfattande kommunikations- och utbildningsinsatser samt tydliga och tillräckliga incitament för medarbetarna.  

Rapporten belyser även behovet av att nya och mer långsiktiga ansvar och mandat tar vid efter att det förberedande åtgärdsarbetet har genomförts och internrevisionens synpunkter samt GD-risken har hanterats. I annat fall finns en risk för nya glapp mellan styrningen avseende LCC, inklusive det undersökta åtgärdsarbetet, och implementeringen. Rapporten belyser även att förändringsarbetet riskerar att hämmas av att definitionen av LCC inte är klargjord inför att flera parallella LCC-åtgärder har initierats. Det finns också skilda uppfattningar om vad som bör ingå i LCC-bedömningar, vilken detaljeringsgrad de ska ha, och därmed vilka data och andra grundförutsättningar som krävs för att få till en bra LCC-styrning.

This report examines the Swedish Transport Administration’s measures to strengthen the consideration of life-cycle costs (LCC) in its operations. These measures respond to an internal audit and a so-called Director-General risk, both of which point to significant shortcomings in the governance and application of LCC considerations. The report has been commissioned within Transport Analysis’ government assignment to monitor and review the Swedish Transport Administration’s work on cost control, in which Transport Analysis emphasizes the life-cycle perspective. This perspective can be expected to characterize an organization responsible for managing and developing infrastructure, but the necessary conditions and incentives may be constrained by narrow organizational or individual areas of responsibility. In addition, several objectives may compete for the organization’s and individuals’ time, resources and attention. 

The report presents a document analysis of the current governance of LCC and an interview study of the content, organization and governance of the ongoing measures to strengthen the consideration of LCC. Agency theory is used to highlight goal conflicts and incentive problems that may hinder the implementation and effectiveness of the work. The report shows that the Swedish Transport Administration is undertaking a broad and ambitious change effort that, to a large extent, addresses key governance risks, both during the ongoing preparatory phase and in relation to future application. A recurring theme in the interviews is that improved governance documents alone are not sufficient to raise the priority of LCC in practice. The respondents emphasize the need for extensive communication and training efforts, as well as clear and adequate incentives for employees. 

The report also highlights the need for new and more long-term responsibilities and mandates to take over once the preparatory measures have been completed and the internal audit’s comments and the Director-General risk have been addressed. Otherwise, there is a risk of new gaps emerging between the governance of LCC, including the measures examined here, and its implementation. The report also shows that the change effort risks being hampered by the fact that the definition of LCC had not been clarified before several parallel LCC measures were initiated. There are also differing views on what should be included in LCC assessments, the level of detail they should have, and thus what data and other basic conditions are required to establish effective governance of LCC.