Förseningar och kostnadsöverskridanden präglar många infrastrukturprojekt. Ändå har Trafikverket, likt föregående förvaltare av den nationella infrastrukturen, återkommande kritiserats för bristfällig uppföljning och analys av dessa utfall. I denna rapport undersöks Trafikverkets organisation och styrning av myndighetens verksamhetsutveckling som möjliga rotorsaker till de bestående bristerna gällande informationstillgång. Frågan har aktualiserats efter en kartläggning av Trafikverkets systemstöd för kostnadskontroll. Kartläggningen visade att Trafikverket bedriver ett omfattande förändringsarbete inom detta område, men att även utvecklingsprojekten som ska bidra till ökad kostnadskontroll präglas av förseningar, fördyrningar och överskattade nyttor.

Vi har intervjuat representanter för Trafikverkets centrala utvecklingsportfölj, som hanterar de största projekten, samt de sex verksamhetsområdenas lokala utvecklingsportföljer. Intervjuerna ger insikt i hur portföljerna är organiserade och styrs, samt hur utvecklingsprojekt styrs från att de initieras och förbereds till att de genomförs och avslutas. För att beakta att verksamhetsutvecklingen har många mål har intervjuerna inte avgränsats till utveckling av informationshantering för kostnadskontroll. Observationerna tolkas med utgångspunkt i agentteori med särskilt fokus på olika aktörers mål, information och incitament.

Trafikverkets verksamhetsutveckling har präglats av svag styrning när det gäller prioriteringar mellan myndighetens många mål. Vi finner att respektive utvecklingsportfölj därmed har fått ett för stort handlingsutrymme att nedprioritera gemensamma nyttigheter, såsom bättre informationshantering för kostnadskontroll. Från och med 2024 har Trafikverket dock tydliggjort sina mål och prioriteringar. Vi ser också att sponsorer och styrgrupper för utvecklingsprojekt ofta är för passiva i sin styrning av projekten. Dessa roller innehas vanligen av chefer i höga positioner, som visserligen har ett starkt mandat över resurser men också kan ha för lite tid för dessa åtaganden. Vi noterar även att Trafikverket har inlett en ekonomisk åtstramning av verksamhetsutvecklingen. Detta har lett till ökad samordning och tydligare prioriteringar, men riskerar samtidigt att begränsa utvecklingen av informationshanteringen och kostnadskontrollen.

Delays and cost overruns characterize many infrastructure projects. Nevertheless, the Swedish Transport Administration (Trafikverket) has been repeatedly criticized for inadequate monitoring and analysis of these outcomes. This report examines the Administrations organization and governance of its internal development projects as potential root causes of the persistent shortcomings in information availability. A recent report highlights that several of the agency’s initiatives for improving cost controls are also characterized by delays, increased costs, and overestimated benefits. 

We have conducted interviews with representatives from the Administrations central and local portfolios for internal development projects. The interviews provide insights into how the portfolios are organized and governed, as well as how development projects are managed from their initiation to implementation. To examine the development of information management in the context of other objectives, the interviews were not limited to this issue, except for one supplementary interview addressing specific projects related to cost control. The observations are interpreted through the lens of agency theory, emphasizing the goals, information, and incentives of different actors.

Our findings indicate that the Administrations organizational development has suffered from weak governance and monitoring regarding prioritization among its broad set of objectives. We find that the portfolios have had too much freedom to prioritize local over collective areas of development, such as information management for cost control. As of 2024, the Administrations goals and priorities have been clarified. We also find that the project sponsors and steering committees tend to be too passive for effective project governance. This may be due to these roles being assigned to senior managers who have useful mandates regarding resources but lack sufficient time. Furthermore, the Administration has initiated financial austerity measures, which have improved coordination and prioritization. However, this reduction in funding may also slow the pace of improvements in information management and cost control.